วิธีการเซฟ PowerPoint ให้เป็นไฟล์เอกสาร PDF

สำหรับใครที่ต้องการแชร์ไฟล์พรีเซนเตชั่น หรือไฟล์ PowerPoint ให้กับผู้ใช้งานที่ไม่มีโปรแกรม Microsoft PowerPoint ผู้ใช้งานสามารถทำได้โดยการเซฟ และแปลงไฟล์เป็นแบบไฟล์เอกสาร PDF ซึ่งการเซฟไฟล์เอกสารเป็นแบบ PDF นั้น ช่วยให้สามารถเปิดอ่านไฟล์ PowerPoint โดยมีหน้าตาเป็นแบบเหมือน PowerPoint เลย แสดงเป็นแบบสไลด์ สามารถอ่านได้ง่าย

วิธีการเซฟไฟล์ PowerPoint ให้เป็นไฟล์เอกสาร PDF

เมื่อผู้ใช้งานบันทึกไฟล์นำเสนอ PowerPoint ให้เป็นไฟล์ PDF เลย์เอาต์ , ฟอนต์ตัวอักษร และรูปภาพของงานนำเสนอจะยังคงเหมือนเดิม วิธีนี้ช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่สามารถเปิดใช้งานและเข้าถึง PowerPoint ในการเปิดดูงานนำเสนอได้ แต่จะไม่สามารถแก้ไขไฟล์ได้

อย่างแรกให้ทำการเปิดไฟล์ PowerPoint เพื่อทำการเซฟไฟล์เป็น PDF โดยเลือกไปที่ File จากนั้นเลือกหัวข้อ Export ด้านซ้ายมือที่มีเมนูแสดงขึ้นมา

จากนั้นทำการเลือกไปที่ Create PDF/XPS Document และคลิกเลือกอีกครั้งที่ Create PDF/XPS.

จากนั้นจะมีหน้าต่างแสดงการเลือกเซฟไฟล์ขึ้น โดยให้เลือกที่อยู่ของไฟล์ที่ต้องการจะเซฟไฟล์ใหม่ หลังจากนั้นเลื่อนลง ดูที่ Save as type ทำการเลือกเป็นแบบ PDF และทำการใส่ชื่อไฟล์ที่ต้องการจะเซฟ

ในส่วนของ Optimize for จะเป็นออฟชั่นเสริมด้างล่างมุมขวา

  • Standard: ส่วนนี้จะเป็นการเซฟแบบคุณภาพสูง เหมาะสำหรับการเปิดใช้งานอ่าน หรือ ปริ้นไฟล์สำหรับอ่านเอกสารตัวจริง
  • Minimum Size: ส่วนนี้เป็นการเซฟแบบคุณภาพต่ำลงมา เหมาะสำหรับการเปิดอ่านไฟล์ หรือใช้สำหรับในการแนบไฟล์ส่งอีเมลต่างๆ

ทำการเลือกรูปแบบ Opimize ที่ต้องการ ปรับตามการใช้งานจริงตามที่ผู้ใช้งานต้องการ จากนั้นคลิกไปที่ Options ด้านล่างอีกครั้ง

ในส่วนของ Option จะมีหน้าต่างแสดงขึ้นมาเพื่อให้ปรับแต่งเพิ่ม ไม่ว่าจะเป็น

  • Range: การส่งออกไฟล์แบบสไลด์ สามารถเลือกรูปแบบสไลด์ที่ต้องการแสดงได้ หรือปรับแต่งเพิ่มเช่น เลือกสไลด์ที่ 1 – 10 หรือ ตามการแสดงผลไฟล์ทั้งหมด
  • Publish Options: Y การใส่คอมเม้น แฮนเอ้าท์ หรือรูปแบบการแสดง เช่นในหนึ่งหน้าแสดงกี่สไลด์ แสดงแบบแนวนอน หรือแนวตั้ง เลือกได้ตามต้องการ
  • Include Non-printing Information: เพิ่มข้อมูลเอกสารและการแสดงค่าเอกสารต่างๆ เช่นแท็ก
  • PDF Options: ทำให้ไฟล์รองรับการใช้งาน PDF

สำหรับใครที่สงสัยสามารถตั้งค่าได้ตามรูปแบบด้านล่าง จากนั้นกด OK

หลังจากต่างค่าเสร็จก็จะกลับมาหน้าแรกของการเซฟไฟล์ ให้กดไปที่ Publish เพียงแค่นี้ก็จะได้ PowerPoint ในรูปแบบเอกสาร PDF ไว้สำหรับแนบอีเมล หรือส่งให้กลับผู้ที่ไม่ได้มี PowerPoint ได้

ที่มา : howtogeek

แสดงความคิดเห็น